Většina běžných uživatelů pracuje s e-mailem přímo na webu. Funkce, které poskytuje, stačí k vytváření a přijímání e-mailů. Ale co když potřebujete poslat stejný dopis velkému počtu lidí, potřebujete poslat určitou zprávu v konkrétní čas, pokračovat v odesílání dopisů bez účasti osoby, zatímco se vyhřívá na pláži na dovolené? V takových případech přicházejí na pomoc všechny druhy programů a služeb pro automatické zasílání pošty. Liší se funkčností, placenými / bezplatnými, funkcemi práce a mnoha dalšími faktory, ale spojuje je to, že k práci nepotřebují neustálou přítomnost člověka. E-maily lze odesílat 24 hodin denně s různými nastavitelnými intervaly.
Proč potřebujeme zpravodaje?
Názor, že web je hlavním a nejefektivnějším marketingovým nástrojem, je daleko od pravdy. Většina kupujících produktu nebo služby najednounávštěva webové stránky ještě není připravena učinit rozhodnutí o nákupu. Důvody mohou být různé a na posledním místě není banální zapomnění. Zákazníci si jednoduše nepamatují, že viděli něco, co je zaujalo. Některým potenciálním kupcům se musí opakovaně připomínat, dokud nakonec neudělají nákup. A automatický odeslaný e-mail slouží jako taková připomínka.
Možnosti e-mailových klientů a služeb
Existuje mnoho programů a služeb pro automatické zasílání korespondence, placené i bezplatné. Jejich funkčnost není omezena na odesílání dopisů bez lidského zásahu, jejich možnosti jsou mnohem širší:
- Před hromadným rozesíláním lze účinnost dopisů otestovat na vybrané skupině uživatelů studiem statistik odesílání a doručování těchto dopisů, aktivitou zákazníků po jejich obdržení.
- Služby vám umožňují pravidelně aktualizovat seznam předplatitelů zpracováním servisních zpráv o chybách doručení. Systémové prostředky tak nejsou plýtvány zbytečným zasíláním pošty na adresy, které již neexistují.
- Statistické údaje o kliknutích na odkazy v e-mailech pomohou vyhodnotit efektivitu reklamní kampaně.
- Vestavěná technologie pro určování polohy předplatitelů vám umožní vybrat dopisy pro rozesílání na základě zeměpisné polohy.
- Základ pro odesílání dopisů lze doplňovat různými automatickými způsoby, například skenovánímweby na webu.
Automatické odpovědi na písmena jsou také nakonfigurovány. To se bude hodit například při odchodu. Osoba, která to napsala, může být informována, že dopis byl přijat, ale odpověď na něj bude po návratu po nějaké době. Pokud došlo ke změně emailové adresy, pak je velmi snadné přijímat poštu odeslanou na starou adresu – stačí nastavit přeposílání. Jak ale informovat všechny, kteří píší, že stará adresa již není aktuální a příště je lepší napsat přímo na jinou? A automatické psaní s tím pomůže.
Takové programy mají obvykle typické šablony dopisů, které lze snadno upravit tak, aby vyhovovaly vašim potřebám. Díky tomu všemu vám automatický mailing umožňuje propagovat zboží a služby s minimálním časem a penězi vynaloženými na reklamu, zpracování a analýzu korespondence.
Poslat co?
Nejoblíbenějšími dopisy jsou pozdravy (například po registraci na zdroj) a poděkování (například za perfektní objednávku nebo dlouhodobou spolupráci s firmou).
Pozdravy jsou nejčtenější písmena. Lidé jsou zvyklí je vidět, většina z nich je otevírá při hledání užitečných nebo zajímavých informací.
Děkovné dopisy mohou obsahovat informace o objednávce, způsobu doručení, různých akcích a slevách pro stálé zákazníky. To vše lidi přitahuje a takové dopisy se zpravidla také čtou nebo alespoň zběžně prohlížejí.
Automatické psanínabízet produkty související s těmi, které si člověk zakoupil nebo o které měl zájem. Dopisy vám umožní poblahopřát například k narozeninám a učinit individuální výhodnou nabídku.
Pro práci se složitými zákaznickými problémy již budou samozřejmě potřeba specialisté. Jednodušší problémy však lze díky automatickým dopisům vyřešit nepřetržitě a denně, když je uživatelé potřebují.
Z celé řady programů a služeb je dobře známý program Outlook od společnosti Microsoft, takže metody vytváření seznamů adresátů, automatických odpovědí a přeposílání určitých dopisů na jiné adresy budou zváženy na jeho příkladu.
Newsletter
Pokud chcete poslat dopis velké skupině lidí, není nutné je pokaždé ručně přidávat do seznamu adresátů. Chcete-li to provést, můžete vytvořit seznam adresátů. Na záložce "hlavní" v programu musíte vybrat položku "vytvořit skupinu kontaktů", poté zadat název této skupiny a přidat do ní členy. Seznam účastníků a případně název skupiny se upraví nebo úplně smažou. Stejný kontakt může být zařazen do libovolně velkého počtu uživatelských skupin, kterým bude prováděn automatický mail. To ušetří spoustu času.
Automatické psaní: jak na to
Někdy je nutné odeslat automatický dopis v přesně stanovený čas a v nepřítomnosti samotného odesílatele u počítače. Automatické odesílání e-mailů v aplikaci Outlook vám to umožňuje. Měli byste napsat obyčejný dopispřipojte k němu soubory, které chcete, zadejte příjemce nebo seznam adresátů a poté přejděte do části nabídky "Možnosti". Dále v této sekci je vybrána položka "zpoždění dodání" a dále - "nedoručit do". Poté se nakonfigurují všechny potřebné parametry, včetně data a času odeslání dopisu, přítomnosti nebo nepřítomnosti oznámení o doručení a přečtení atd.
Po zadání všech nezbytných údajů odešlete e-mail. Uloží se do složky odeslaných dopisů, ale adresátovi půjde skutečně až v určený den a hodinu. Je důležité, aby v tuto chvíli byl počítač zapnutý, program na něm běžel a také připojení k internetu. Pokud tyto podmínky nebyly vytvořeny ve správný čas, dojde k automatickému odesílání dopisů v okamžiku, kdy jsou definitivně splněny. Není to moc pohodlné, ale nedá se s tím nic dělat.
Automaticky přeposílat e-maily Outlook
Existují dva způsoby, jak odesílat dopisy od prvního adresáta ostatním – přeposílání a přesměrování. Přeposílané dopisy se odlišují přítomností zkratky FW v předmětu a příjemce vidí, z jaké adresy byl dopis původně odeslán a ze které mu byl později přeposlán. Přesměrování si příjemce nevšimne, vidí dopis jako odeslaný prvním odesílatelem.
Ovládání přesměrování
Můžete nastavit buď přeposílání úplně všech zpráv, nebo vytvořit pravidla určující, co a kdy se má přeposílat. V tomto případě se přeposlané zprávy ukládají do složky"Doručená pošta". Program odeslaný dopis analyzuje, a pokud splňuje podmínky stanovené v pravidlech, provede akci určenou tímto pravidlem. Může se jednat nejen o automatické přeposílání dopisů či odpovědí na ně, ale také o jejich přesunutí do konkrétní složky, tedy třídění, mazání atd.
Pro vytvoření pravidel pro zpracování příchozí korespondence musíte vybrat položku "pravidla" na hlavní záložce programu. Dále v nabídce „spravovat pravidla a upozornění“jsou již přímo nakonfigurovány algoritmy pro zpracování přijatých dopisů.
Předat odmítnutí
Některé e-maily nelze přeposlat – k tomu dochází, když odesílatel na odesílanou poštu nastavil ochranu, která příjemci zabrání sdílet tyto informace s kýmkoli jiným. Takové omezení odstraní pouze odesílatel, příjemce to nebude moci žádným způsobem provést.
I ve firmách může správce systému nastavit vlastní pravidla, která omezují nebo zakazují úplné přeposílání dopisů mimo firemní síť a někdy i uvnitř ní. Děje se tak za účelem ochrany firemních informací.
Automatické odpovědi
Pokud je adresát nepřítomen z důvodu pracovní cesty, dovolené, nemoci nebo z jiného důvodu, lze nastavit automatické odpovědi na dopisy. Pokud je pošta umístěna na firemní poštovní službě, můžete také vytvářet různé odpovědi na dopisy přicházející od ostatních zaměstnanců společnosti a na dopisy přijaté zvenčí.
Chcete-li tuto funkci povolit, vyberte v programovém menu v sekci "soubor" položku "automatické odpovědi", kde musíte vybrat "odesílat automatické odpovědi". V této části je napsán text dopisů a je uvedeno období, během kterého budou tyto odpovědi zasílány. Pokud je uživatel online před koncem tohoto období, bude vyzván k deaktivaci funkce.
Po dobu platnosti automatických odpovědí můžete nastavit pravidla pro zpracování pošty, například je přeposílat dalším zaměstnancům společnosti, kteří mohou vyřešit vzniklé problémy atd.
V programu je k dispozici podrobná nápověda a také popisky, které vám pomohou vyhnout se běžným chybám při práci s programem.
