Propagační dopis – komerční text, který obsahuje informace pro potenciální spotřebitele o vašem produktu nebo službě. Účelem takových dopisů je upozornit kupující na vaše produkty. Propagační e-maily jsou skvělým prodejním nástrojem, který vám umožní získat velké množství odpovědí a zvýšit objednávky. Otázka, jak je napsat, však vede k naprostému zmatku. To vám pomůže s příklady propagačních dopisů, které lze použít jako šablonu.
Jak napsat obchodní dopis
Propagační dopis obsahuje popis nabízeného zboží a služeb tak, aby podnítil zájem potenciálních kupců.
Každá organizace zabývající se komerčními aktivitami by měla věnovat náležitou pozornost reklamě produktů nebo služeb. Existují dva typy propagačních dopisů:
- Dokument obsahující informace o samotné společnosti.
- Dopisy popisující nabízené produkty a služby.
V reklamě se používají také různé bulletiny, brožury s podrobnějšími informacemi o zboží. Nevztahují se na propagační dopisy a jsou zpravidla vydávány na žádost kupujícího, který již má primární informace o společnosti a jejích produktech.
Pravidla pro psaní obchodního dopisu společnosti
Při psaní obchodního dopisu je třeba dodržovat následující pravidla:
- Informativní. Text by měl být stručný, informativní, zásadní. Není třeba nabízet kupujícím podrobný popis společnosti a jejích produktů. Je důležité předat ty nejpodstatnější informace, které odrážejí jedinečnost společnosti, rozdíl mezi její nabídkou a všemi ostatními.
- Stručnost. Propagační e-maily by neměly být delší než jedna stránka. Velký text reklamy s největší pravděpodobností nebude přečten.
- Nenápadný. Nenabízejte své produkty příliš vlezle, abyste čtenáře nepodráždili. Text by měl být nenápadný a přesvědčivý.
- Přesnost. Přednosti společnosti nebo jednotlivých produktů byste neměli přehánět, zveřejňujte pouze informace ověřené v praxi. Neuvádějte potenciální zákazníky v omyl.
- Přísnost a racionalita v designu. Dopis musí být napsán na formuláři se všemi požadovanými údaji bez nadměrné registrace. Je lepší použít písmo s písmeny o velikosti alespoň 13 bodů s řádkováním jeden a půl. Vzorové reklamní dopisy pomáhají dobře porozumět konstrukčním prvkům.
Psaní objednávky
Při psaní prodejních dopisů se musíte říditzavedený řád. Níže můžete vidět skutečné příklady propagačních e-mailů.
Pokud je hlavním účelem dopisu upozornit na určité zboží a služby, měl by být vytvořen následovně:
- Odvolání (například: "Vážené dámy a pánové!").
- Stručné informace o vaší společnosti.
- Seznam produktů s klíčovými funkcemi.
- Další podmínky.
- Možné formy spolupráce (maloobchodní nebo velkoobchodní nákup, nabídka služeb atd.).
- Vyjádření možnosti poskytnutí dalších informací o zboží, vzorky zboží.
- Výraz naděje na dlouhou a oboustranně výhodnou spolupráci.
- Podpis.
Pokud je účelem dopisu představit společnost, je strukturován takto:
- Oslovování příjemce.
- Stručné informace o vaší společnosti.
- Hlavní činnosti společnosti, její výhody, úspěchy, výhody ve srovnání s jinými společnostmi.
- Možné formy spolupráce.
- Vyjadřující možnost poskytnutí dalších informací o společnosti.
- Výraz naděje na dlouhou a oboustranně výhodnou spolupráci.
- Podpis.
Podívejte se na ukázkové prodejní e-maily, abyste lépe porozuměli jejich struktuře. V závislosti na stanovených cílech se struktura textu může změnit.
Jen pár slov o tak důležité rekvizitě, jako je podpis. V praxi prodejní dopisypodepsali nejen šéfové firem, ale i řadoví zaměstnanci. Chcete-li však zajistit vysokou úroveň důvěry a mít větší dopad na potenciálního klienta nebo partnera, je lepší dopis manažerovi nebo jednomu z jeho zástupců podepsat.
Příklady propagačních a informačních dopisů. Otevření fotoateliéru
Vážení!
Na ulici. Lenin (nákupní centrum "Aladdin", 1. patro) otevřel nový fotoateliér "World of Photography".
Profesionální studioví fotografové vám nabízejí následující služby:
- fotografování svateb, jiných rodinných akcí;
- fotografování ve studiu v interiéru;
- výroba fotoknih, absolventských alb;
- tisk digitálních fotografií;
- obnovení starých fotek;
- tvorba uměleckých portrétů.
Ve studiu si můžete zakoupit:
- rámečky na fotky;
- fotoalba;
- fotoaparáty, objektivy a související příslušenství.
Čeká na vás v našem fotoateliéru!
Příklad obchodního dopisu s přehledem společnosti
Vážení kolegové!
Naše společnost působí na trhu s pleteným zbožím již více než deset let. Nabízíme pletené zboží z Francie, Belgie, Itálie a Španělska. Za mnoho let spolupráce společnost potvrdila svůj status spolehlivého partnera, který svým zákazníkům poskytuje vysoce kvalitní produkty za dostupné ceny.
Zabýváme se přepravou těchto produktů do zemí SNS a zajišťujeme jipojištění.
Na letní sezónu 2018 jsme vytvořili novou módní kolekci úpletu v širokém cenovém rozpětí.
Pokud Vás naše nabídka zaujala, jsme připraveni Vám zaslat podrobný ceník a odpovědět na všechny Vaše dotazy.
Těšíme se na dlouhou a plodnou spolupráci.
S úctou, ředitel společnosti (jméno, příjmení, jméno, patronymie jednatele a podpis).
Zasílání propagačních e-mailů
Dopis reklamního charakteru může obsahovat různé informace, ale struktura takového textu zpravidla odpovídá výše uvedené. Dále vždy vyvstává otázka, jak navázat dialog s potenciálním kupcem. Rozesílání propagačních dopisů se od ostatních typů reklamy liší tím, že implikuje odpověď z opačné strany. Může se jednat o souhlas s nákupem produktů, žádost o dodatečné informace, žádost o schůzku a podobně. Hlavní věc je dostat odpověď na vaše dopisy. Pokud adresát mlčí, znamená to, že ho informace uvedené v dopise nezajímaly. V tomto případě můžete zkontrolovat, zda příjemce váš dopis obdržel, nebo po chvíli napsat dopis s jiným obsahem.
Design propagačních dopisů
Příklady propagačních e-mailů jste již viděli výše. Ukázka vám umožní pochopit, jak vytvořit takové texty, pokud ještě nemáte zkušenosti.
Je žádoucí vytisknout dopis na vysoce kvalitní papír s dobrým tiskem. Ještě lepší je k tomu použít hlavičkový papír s logem firmy. Jedenjedním z vašich hlavních úkolů je navázat první oční kontakt s adresátem. V prvních sekundách má čtenář čas udělat si o vaší firmě dojem, vybrat si pro sebe to nejdůležitější a buď se o vaši nabídku zajímat, nebo ji odmítnout. Pak následuje bližší seznámení se společností, což zpravidla jen umocní první dojem.
Pokud plánujete posílat propagační e-maily, můžete si pro design vybrat jednoduché, nerušivé pozadí v neutrální barvě. V závislosti na specifikách vašeho návrhu mohou být do textu vloženy ilustrace, které upoutají pozornost čtenáře.
Pravidla pro tvorbu textu propagačních dopisů
Určete klíčové výhody vaší nabídky – mohou být zvýrazněny v textu tučně, nadpisy. Uspořádejte různé položky zboží nebo služeb do krátkých odstavců, do bloků po dvou nebo třech řádcích. Všimněte si, že dlouhý odstavec se bude číst jako poslední. Zároveň se pohled prudce pohybuje mezi řádky a hledá ty nejzajímavější momenty.
K aktivaci pozornosti čtenáře k textu by měla být použita více osobních zájmen. Díky této technice se dopis stává osobnějším. Bylo by vhodné oslovovat adresáta jeho křestním jménem a patronymem, zvláště pokud jste se s ním osobně setkali.
Pro povzbuzení k akci v dopise se doporučuje používat slovesa v přítomném čase. Porovnejte obě možnosti: „Pouze tento týden máte možnost využítnaše služby s 15% slevou" a "Služby budete moci využívat s 15% slevou". První možnost bude nejvýhodnější.
Dopis by samozřejmě měl být napsán srozumitelným a kompetentním jazykem. Nemělo by být přetíženo odbornými termíny a žargonem. Snažte se nepsat monotónně, rozřeďte text originálním, nestandardním slovem.
Nepoužívej nadměrně imperativ.
Užitečné tipy
Podle studií se krátký text s malými odstavci vždy zapamatuje mnohem lépe. Zpravidla je člověk schopen si okamžitě zapamatovat větu o pěti slovech, pouze polovina frází s deseti slovy si zapamatuje. Textové bloky by proto měly být optimálně odděleny z hlediska zapamatovatelnosti informací.
Před přípravou do práce si prostudujte co nejvíce příkladů propagačních dopisů, vyzdvihněte výhody pro sebe jako spotřebitele a pokuste se je použít ve svém textu. Dobře napsaný obchodní dopis přiláká do vaší společnosti kupce a otevře vám i ostatním zaměstnancům nové výšiny. Pamatujte, že plat neplatí ředitel, ale spotřebitelé.
