Většina moderních společností udržuje kontakt se zákazníky prostřednictvím internetu: e-mailu, sociálních sítí a instant messengerů. To značně usnadňuje proces kontaktování veřejnosti, ale také způsobuje určité problémy s bezpečností a důvěrou. Podvodníci mohou použít název organizace ke klamání uživatelů. Firemní účty by proto měly vypadat jedinečně a potvrzovat oficiálnost. K tomu slouží firemní emailové adresy s firemní doménou. Umožňují nejen potvrdit, že tento komunikační kanál vede přímo k organizaci, ale také zdůraznit její serióznost a reprezentativnost.
Firemní pošta: definice a tvorba
Pokud přemýšlíte o tom, jak vytvořit firemní e-mail, bude užitečné nejprve pochopit, co to je a jak můžete problém vyřešit.
Firemní pošta je takový systém adres elektronické pošty, který spravuje administrativa společnosti,má samostatnou doménu v adrese za znakem @ a má určité vyhrazené zdroje pro podnikání: sdílený kalendář, cloudové úložiště, automatickou poštu. Taková pošta poskytuje další možnosti, jako je správa účtů zaměstnanců, jejich vytváření a používání krátkých a jednoduchých adres poštovních schránek.
Mnoho hostitelů nabízí svým klientům vlastní firemní poštovní služby. Poštovní server můžete vytvořit také zakoupením speciálního hardwaru nebo jeho hostováním na cloudovém serveru. Ale možná nejjednodušší a nejlevnější způsob je využít služeb velkých poštovních služeb od Googlu nebo Yandexu.
Registrace domény
První věc, na kterou byste měli myslet po otázce „jak vytvořit firemní poštu s vlastní doménou“, je vytvoření vlastní domény. Můžete to udělat se speciálními registrátory nebo hostiteli, kteří si pronajímají doménová jména. Chcete-li to provést, musíte si vybrat, ve které zóně bude vaše doména. Nyní jich existuje obrovské množství: od národních (.ru,.ua,.de) a teritoriálních (.su,.eu) až po ty, které se týkají povolání a zájmů (.online,.run,.website,.club,.hra,. zaměstnání). Existuje více než 1000 různých zón a cena pronájmu se může lišit od 100 do stovek tisíc rublů v závislosti na exkluzivitě a vzácnosti zóny.
Kromě toho, pokud je požadované doménové jméno již obsazeno, můžete se jej pokusit koupit, ale pak bude emisní cena minimálně několik desítek tisíc rublů. Ale stojí to za to, pokud plánujete vytvořit nebo převést web pod tímtodoména.
Jakmile se vám podaří vytvořit podnikovou poštovní doménu, můžete přemýšlet o práci poštovního serveru.
Poštovní server s vaší doménou
Abyste mohli začít vytvářet poštu, musíte rozumět alespoň základům poštovního serveru.
K odesílání a přijímání e-mailů je vyžadován poštovní server. K navázání spojení se serverem příjemce používá specifické nastavení domény. Tato nastavení se nazývají MX záznamy a poskytují programu informaci, které servery přijímají příchozí poštu pro danou doménu. Aby server mohl přijímat zprávy, kontaktuje také doménu odesílatele a analyzuje data ze záznamů SPF, které udávají, který server může doménu používat k odesílání zpráv. Doména je také ověřena přítomností klíče DKIM potvrzujícího zabezpečení zdroje.
Vaše doména tedy musí mít správné hodnoty MX a SPF v DNS, aby mohla fungovat s poštovním serverem. Existuje velké množství poštovních serverů, ale ty nejdostupnější, nejspolehlivější a nejbezpečnější jsou zároveň nejoblíbenější - to jsou služby Google a Yandex. Jejich výhodou je bezplatný hosting (trvale pro Yandex a 2 týdny pro Google) poštovního serveru pro doménu, profesionální a včasná podpora, neustálá podpora při práci s poštou.
Jak vytvořit firemní e-mail na Googlu?
Začněte používat firemní poštuod Googlu je možné po registraci do speciální služby pro firmy – G Suite. Chcete-li to provést, přejděte na stránku služby a zadejte následující údaje:
- Název společnosti.
- Počet zaměstnanců.
- Název domény (pokud není k dispozici, můžete se zaregistrovat přímo ze stránky služby).
- Telefonní číslo.
- Poštovní adresa, kterou pravidelně kontrolujete.
Po registraci získá uživatel možnost dále konfigurovat firemní poštu.
Nejprve ale musíte potvrdit vlastnictví domény. Je vhodné, že Google určí registrátora a poskytne mu doporučení ohledně nastavení DNS pro potvrzení. To lze provést 4 způsoby:
- Přes TXT záznam.
- Přes CNAME.
- Přes MX záznam.
- Prostřednictvím HTML kódu na webu (pokud existuje).
První metoda zahrnuje přidání kontrolního záznamu TXT do nastavení DNS domény, který poskytne G Suite. Druhý a třetí způsob se od prvního liší pouze typem záznamu. A čtvrtý lze provést pouze v případě, že máte web: musíte vytvořit stránku s konkrétním názvem (nastaveným službou) a přidat na ni zadaný ověřovací kód.
Po potvrzení budou k dispozici nastavení firemní pošty.
Nastavení a funkce pošty Google
Google poskytuje mnoho různých pokročilých nastavení a funkcí k přizpůsobení, přičemž všechny jsou placené. Poznámka:
- Za prvé, proPro lepší zabezpečení můžete povolit funkce, jako je jednotné přihlášení. To vám umožňuje autorizovat zaměstnance na poštovních účtech pomocí webové stránky, aby se přihlásili konkrétně k těmto lidem. Nebo například správa hesel, která vám umožní obnovit ztracená či změnit hesla zaměstnanců. Stejně jako správa Google API, které umožňuje deaktivovat služby třetích stran z poštovní schránky a disku.
- Za druhé, můžete přidat uživatele do poštovního systému. Chcete-li to provést, musíte kliknout na ikonu „+“na příslušném panelu a zadat informace o zaměstnanci, uvést novou poštovní adresu ve vašem systému a nastavit původní heslo. Pomocí těchto údajů se bude moci přihlásit ke svému firemnímu účtu.
- Za třetí, v případě potřeby můžete vytvořit aliasy pro e-mailové adresy. Tedy druhé adresy, dopisy, ze kterých budou přeposlány na původní.
- Začtvrté, existuje možnost organizovat skupiny a hromadné korespondence, aby zaměstnanci mohli komunikovat.
Kromě e-mailového účtu obdrží všichni zaměstnanci alespoň 30 GB místa na disku, synchronizovaný kalendář, účet Google+ a přístup ke všem službám Google.
Jak vytvořit firemní poštu v Yandexu?
Chcete-li to provést, musíte provést téměř stejné kroky jako u služby Google. Musíte si zaregistrovat doménu na Yandex. Mail, potvrdit, že vám patří (prostřednictvím html kódu a prostřednictvím nastavení MX) a pokračovat v nastavení.
Je tu malý rozdíl -"Yandex" nabízí uživateli delegovat svou doménu pod kontrolu vyhledávacího giganta, aby se vyhnul manuálnímu nastavení DNS. To lze provést prostřednictvím webových stránek registrátora podle podrobných pokynů od společnosti Yandex.
Až tohle všechno uděláte, můžete se začít učit o všech možnostech bezplatné pošty pro doménu od Yandexu.
Nastavení a možnosti pro poštu Yandex
První věc, kterou vám Yandex nabídne, je přidat záznam DKIM pro vaši doménu, aby byly e-maily úspěšněji kontrolovány na spam.
Vytváření účtů pro zaměstnance je zde také snadné: stačí zadat jméno, adresu a počáteční heslo. Tyto informace vám pomohou přihlásit se k vašemu účtu. Administrace účtu vám umožňuje změnit osobní údaje, změnit heslo a stav uživatele v podnikovém systému.
"Yandex" vám umožňuje vytvořit až 1000 poštovních adres, jejich vlastníkům využívat místo na disku a další služby jako běžný uživatel. A správce může vytvářet hromadné e-maily a chaty, aliasy adres a jednotné přihlašování.
Výsledek
Učinit důležitý krok v podobě rozhodnutí vytvořit firemní poštu na cestě k vybudování reprezentativního a solidního týmu, který je uznávaný a chce se s ním obchodovat, je to, čeho by se měla snažit dosáhnout každá začínající společnost. A nevyžaduje velké investice: využití mailhostingu dvou největších společností v oblasti internetutechnologií, můžete organizovat svůj vlastní podnikový poštovní systém. Navíc, pokud se omezení bezplatného "Yandex" stala pro společnost hmatatelnými, pak existuje možnost bezbolestné integrace s placenou službou G Suite, ve které jsou tyto nedostatky odstraněny.
