E-mail se díky velkému množství výhod oproti papírovým dopisům již dlouho stal jedním z hlavních typů komunikace. Stejně jako mnoho jiných technologických novinek má však i tento typ komunikace svá pravidla. Navzdory skutečnosti, že komunikace prostřednictvím internetové pošty se stala nedílnou součástí mnoha oblastí života, většina uživatelů nebude schopna odpovědět na otázku, jaké jsou součásti e-mailu.
Struktura e-mailu z pohledu uživatele
E-mailové zprávy jsou podobné a velmi odlišné od papírových dopisů známých starší generaci. Ale bez ohledu na e-mailovou službu je struktura e-mailu vždy stejná. Pojďme si vyjmenovat součásti e-mailu a stručně každou z nich popsat:
- Pole "Do". Toto pole obsahuje adresu příjemce. Pokud existuje více příjemců, oddělte je středníkem.
- Pole „Předmět“. V mnoha poštovních službách je považován za povinný. A pro uživatele bude snazší najít písmeno, pokud je v něm správně uveden předmět.
- Tělo dopisu. Tělo e-mailu obsahuje hlavní text.
Skryté součásti e-mailu
Podívali jsme se na viditelnou strukturu dopisu. Ale kromě prvků viditelných pouhým okem lze složkám e-mailu přiřadit také následující pole:
- od koho (toto pole se vyplní automaticky);
- kopie (kromě hlavního adresáta je kopie dopisu zaslána někomu dalšímu);
- slepá kopie (používá se, pokud je třeba odeslat kopii dopisu bez informování hlavního adresáta);
- přílohy.
E-mailové komponenty z technického hlediska
Z technického hlediska každý e-mail obsahuje také následující součásti:
- Záhlaví nebo, jak se jim také říká, obálky protokolu SMTP. Tato záhlaví mohou nebo nemusí být součástí těla e-mailu. To znamená, že je možná situace, kdy má poštovní server více informací, než je uvedeno v těle zprávy. Hlavička obsahuje adresy odesílatele, příjemců a adresu odesílajícího hostitele.
- Samotná zpráva, která je v jazyce protokolů SMTPs názvem Data. To se dále dělí na:
- záhlaví dopisu - analogicky s papírovou poštou obsahuje údaje o poštovních serverech, kterými dopis prošel, a některé další informace;
- tělo dopisu – samotný text dopisu.
Struktura e-mailu pro obchodní korespondenci
Pokud jsme dosud mluvili o struktuře e-mailu z technického hlediska, nyní se podívejme na prvky dobře napsaného e-mailu pro obchodní korespondenci, protože každá sebeúcta se snaží vyhovět s obecně uznávanými standardy komunikace.
I když existuje velké množství různých klasifikací elektronických zpráv, jsou rozděleny do dvou skupin podle struktury návrhu. První skupinou jsou komunikační dopisy, které se používají v průběhu práce. Druhým jsou schvalovací dopisy: zprávy, které shrnují schůzku, uvádějí termíny pro dokončení práce a další důležité aspekty k objasnění akcí požadovaných od každé ze stran.
Uveďme seznam součástí každého typu e-mailu zvlášť.
Dopis-komunikace
Jeho struktura musí obsahovat:
- Předmět e-mailu. V tomto poli je nejlepší přesně uvést, co od hostitele očekáváte, jako je dohodnutí času schůzky, seznam problémů, které je třeba zvážit, atd.
- Zdravím. I když je plánováno odeslání dopisu několika lidem,z etiky obchodní komunikace vyplývá povinný pozdrav adresátů.
- Obsah zprávy. Skutečný text e-mailu, který co nejkonkrétněji popisuje požadavek.
- Podpis společnosti. Bod, na který mnoho lidí zapomíná. Správně sestavená šablona podpisu obsahuje celé jméno a funkci autora, jeho kontaktní údaje (telefon, odkazy na webové stránky společnosti, email atd.). Podpis se může lišit v závislosti na pravidlech a předpisech přijatých organizací.
- Pole „Komu“a „Kopie“. Z nějakého důvodu jsou uvedeny jako poslední - jejich vyplněním jako poslední vyloučíte možnost odeslání nedokončené nebo neověřené zprávy.
Smlouva
Jak již bylo zmíněno výše, tento typ elektronické zprávy se používá k shrnutí výsledků schůzky, uvedení akčního plánu pro každou stranu a stanovení termínů. Takové dopisy jsou jakýmsi „protokolem“schůzek a umožňují pohodlně strukturovat informace. Písmeno tohoto typu je postaveno podle plánu:
- Zdravím. Pokud byl počet účastníků schůzky shrnutý v dopise malý, můžete všechny uvést jménem nebo použít obecný typ pozdravu.
- Zopakujte účel schůzky, jejíž výsledky jsou shrnuty v dopise.
- Seznam problémů, které byly projednávány během schůzky. U každého problému jsou uvedeny dohody, rozhodnutí a termíny implementace.
- Seznam problémů, které nevyžadují okamžité řešení, ale neměly by být přehlíženy.
- Vyjasnění názoru účastníků schůzky – bere se v úvahu vše?
- Podpis šablony.
