Systémy hodnocení výkonu zaměstnanců založené na KPI si v Rusku získávají stále větší oblibu. Hlavní výhody těchto mechanismů jsou v racionální reflexi aktivit firem.
KPI: co to je
KPI (KPIs) je anglická zkratka pro „klíčové ukazatele výkonnosti“, v ruštině se označuje jako KPI – klíčové ukazatele výkonnosti (někdy parametry). Ale v původním cizím zvuku se používá jako norma. KPI je systém, který umožňuje hodnotit výkon zaměstnanců společnosti za účelem dosažení cílů (strategických i taktických).
"Klíčové ukazatele" umožňují společnosti analyzovat kvalitu její struktury, potenciál při řešení problémů. Na základě KPI se také formuje systém řízení cílů. To je nejdůležitější faktor: pokud neexistují žádné známky zacílení ukazatelů výkonnosti, pak není co aplikovat na „klíčové ukazatele“. Řízení podle cílů a KPI jsou tedy dva vzájemně propojené jevy. První zahrnuje především předpovídání výsledků práce a také plánování, jak těchto výsledků bude dosaženo.
Kdo přišel s KPI?
Historie však na tuto otázku nedává jednoznačnou odpověďmůžete vidět, jak světový management pochopil KPI, co to je a proč jsou užitečné. Koncem 19. a začátkem 20. století sociolog Max Weber určil, že existují dva způsoby hodnocení práce zaměstnanců: takzvaný „sultánský“a meritokratický. Podle prvního šéf („sultán“) podle vlastního uvážení hodnotil, jak dobře se člověk vyrovnává se svými povinnostmi. Racionální začátek zde hraje vedlejší roli, hlavní je čistě emocionální vnímání práce podřízeného.
Meritokratická metoda je ta, kdy jsou výsledky práce hodnoceny skutečnými úspěchy se zapojením objektivních měřících mechanismů. Tento přístup byl adaptován teoretiky managementu v západních zemích a postupně vykrystalizoval do toho, co známe jako systém KPI. Významnou roli v systematizaci racionálního hodnocení personální výkonnosti sehrály práce Petera Druckera, o kterém se má za to, že proměnil management ve vědní disciplínu. Koncepty vědce přímo říkají, že existují cíle, ale existuje hodnocení míry jejich dosažení prostřednictvím klíčových ukazatelů výkonnosti.
výhody KPI
Hlavní pozitivní stránkou systému KPI je přítomnost mechanismu pro hodnocení práce a práce podniku jako celku, který je transparentní pro všechny zaměstnance společnosti. To umožňuje úřadům vyhodnocovat výkon všech podřízených struktur v reálném čase, předvídat, jak budou řešeny úkoly a dosaženy cíle. Dalším plusem KPI je, že management má nástroj pro úpravu práce podřízených, pokud aktuální výsledky zaostávajíod plánovaného.
Pokud například měření výkonu v první polovině roku odhalí, že některé výkonnostní parametry nejsou dostatečně vysoké, uspořádají se workshopy, které mají zjistit důvody a povzbudit zaměstnance k lepším výkonům po příštích šesti měsících. Další pozitivní stránkou KPI je zpětná vazba mezi specialistou a manažerem. První dostane nejen pokyny a někdy i zdánlivě neobjektivní hnidopišství, ale i fundované komentáře, druhý zlepší výkon upřesněním chyb a nedostatků v práci vykonávané podřízeným.
KPI nevýhody
Výsledky hodnocení v rámci KPIs (ukazatelů výkonnosti jako takových) nelze zcela správně interpretovat a to je hlavní nevýhodou tohoto systému. Pravděpodobnost výskytu takového problému je zpravidla tím nižší, čím větší pozornost je věnována ve fázi tvorby kritérií pro hodnocení výkonových parametrů. Dalším mínusem KPI je, že společnosti budou muset vynaložit mnoho zdrojů na implementaci tohoto systému (počítané zpravidla v čase, práci a financích). Mluvíme samozřejmě o práci na klíčových parametrech efektivity správné úrovně zpracování. Existuje možnost, že bude nutné provést rozsáhlou rekvalifikaci zaměstnanců: specialistů - s ohledem na měnící se úkoly, a tím i pracovní podmínky, přičemž vedení bude muset zvládnout nové metody hodnocení práce podřízených. Firma nemusí být připravena dát týmu více času na zvládnutíinovace.
Podrobnosti o implementaci KPI
Hlavním úkolem při zavádění systému KPI („od nuly“) je zabránit negativním postojům zaměstnanců k němu. Vedení společnosti proto potřebuje srozumitelně zprostředkovat smysl a praktické přínosy inovací každému z podřízených, jejichž práce podléhá následnému hodnocení z hlediska efektivity. Nejlepší metodou je zde podle některých odborníků z oblasti HR individuální prezentace, vysvětlení specialistům na konkrétních pozicích: KPI - co to jsou a proč implementovat tento systém ve firmě.
Bylo by chybou bezpodmínečně nařizovat parametry účinnosti příkazem, ale nezbytným krokem je odvolání ze strany nejvyšších představitelů společnosti. Pokud například liniový manažer informuje podřízené ve svém oddělení o brzké implementaci KPI, pak by tuto informaci měl potvrdit i generální ředitel. Specialista musí pochopit, že systém klíčových ukazatelů výkonnosti není vynálezem šéfa, ale prvkem strategické politiky celé společnosti.
Optimální načasování implementace KPI
Mezi odborníky panuje názor, že ukazatele KPI, pokud mluvíme o systému, by měly být implementovány současně na všech úrovních řízení společnosti – od běžných specialistů až po vrcholové manažery. Z tohoto pohledu nelze načasování implementace klíčových ukazatelů výkonnosti časově prodloužit: systém začne fungovat okamžitě. Jedinou otázkou je, jak optimálně zvolit okamžik jeho spuštění. Existuje názor, že stačí oznámitzaměstnanců o zahájení KPI zhruba za tři měsíce. To stačí, aby si zaměstnanci společnosti prostudovali specifika budoucího hodnocení efektivity jejich práce.
Existuje také teze, že KPI může nějakou dobu fungovat paralelně s předchozím platebním systémem. V závislosti na míře liberalismu úřadů si zaměstnanec bude moci vybrat, podle kterého schématu bude vyplácen. K práci podle nového KPI můžete člověka zcela motivovat prostřednictvím bonusů a bonusů, jejichž podmínky pro získání budou jasně uvedeny v klíčových parametrech.
Fáze vytváření systému KPI
Zavedení mechanismů KPI jako takovému ve skutečnosti předchází několik fází přípravných prací. Jednak se jedná o období spojené s formulací strategických cílů, které jsou společnosti stanoveny. V rámci stejné etapy práce je obecná koncepce rozdělena do taktických oblastí, jejichž účinnost se má měřit. Za druhé je to vývoj klíčových ukazatelů výkonnosti, vymezení jejich podstaty. Za třetí, toto je práce na rozdělení oficiálních pravomocí souvisejících s implementací systému tak, že každá odpovědná osoba položí otázku jako „KPI – jaké jsou?“
Všechny ukazatele tak budou přiřazeny konkrétním jednotlivcům (divizím) ve firmě. Za čtvrté, může být nutné upravit současné obchodní procesy (pokud to aktualizovaná strategie vyžaduje). Za páté je to vývoj nového motivačního systémuzaměstnanců, vytváření mzdových vzorců na základě nových kritérií. Po dokončení všech zadaných postupů můžete spustit systém KPI.
požadavky KPI
Jak bylo uvedeno výše, KPI jsou klíčové ukazatele výkonnosti, které jsou neoddělitelně spjaty s cíli společnosti. Kvalita vývoje cílení je hlavním požadavkem na systém KPI. Cíle lze tvořit podle různých principů, ale jedním z nejoblíbenějších v HR prostředí je koncept SMART. Znamená „specifický“(specifický), „měřitelný“(měřitelný), „dosažitelný“(dosažitelný), „relevantní pro výsledek“(relevantní), „časově ohraničený“(časově ohraničený) a v důsledku toho dává vypracované a kvalitní KPI.
Příklady cílů, které splňují tato kritéria: „otevřít tolik (měřitelných) prodejen (konkrétních) ve městě (relevantní) v prvním čtvrtletí (časově ohraničené)“nebo „prodat tolik letenek do takových a taková země za tři týdny. Každý cíl by měl být rozdělen do úkolů, které jsou naopak redukovány na úroveň osobních KPI (pro zaměstnance nebo oddělení). Optimální počet je podle některých odborníků 6-8.
KPI Automation
Jedním z faktorů úspěšné implementace KPI je technologická infrastruktura. Vzhledem k tomu, že klíčové ukazatele výkonu jsou souborem racionálních ukazatelů, počítač s nimi odvede velmi dobrou práci. Existuje mnoho softwarových řešení pro správu KPI. Možnosti dostupné v takových distribucích jsou poměrně rozsáhlé. Za prvé, je to pohodlnéprezentace informací (ve formě grafů, analýz, dokumentace) o procesech spojených s KPI. co to dává? Především jednota vnímání dat, snižující pravděpodobnost chybné interpretace čísel. Za druhé je to automatizace sběru a výpočtu výkonnostních ukazatelů. Za třetí, toto je multidimenzionální (s velmi velkými objemy čísel) analýza, kterou bude pro člověka bez programu obtížné provést. Za čtvrté (za přítomnosti síťové infrastruktury) je to výměna informací mezi jednotlivými zaměstnanci a zřízení zpětnovazebních kanálů „šéf-podřízený“.
