Ve světě digitálních technologií lidé již dlouho ovládají moderní způsoby komunikace na webu. Jedním z nejběžnějších způsobů přenosu informací je tedy e-mail, pomocí kterého můžete komunikovat, učit se a rozvíjet se. Internet dnes nabízí širokou škálu takových programů, ale nejoblíbenější a nejpohodlnější je Microsoft Outlook. Navzdory mnoha pozitivním aspektům má tento poštovní program řadu nuancí, které vyžadují specifické řešení. Mnoho začínajících uživatelů se například potýká s problémem, jak nastavit automatickou odpověď v aplikaci Outlook.
Funkce automatické odpovědi
Dnes je Outlook nejoblíbenějším e-mailovým programem, který je mezi uživateli internetu oblíbený díky své jednoduchosti a funkčnosti. Díky tomuto programu můžete volně komunikovat a přijímat korespondenci. Mezi mnoha pozitivními vlastnostmi je třeba vyzdvihnout možnost automatické odpovědi. Pokud cestujete na dlouhé vzdálenosti nebo na dlouhou dobuobdobí, po které vám Microsoft Outlook umožňuje používat funkci automatické odpovědi.
Pokud není k dispozici připojení k internetu nebo možnost přístupu k poštovní schránce, automatická odpověď odešle odesílateli kontakty uživatele a zprávu předem nahranou ve speciální šabloně.
Nastavení a provoz automatické odpovědi
Většina lidí, nejen začátečníků, ale i pokročilých uživatelů internetu, se potýká s problémem, jak nastavit automatickou odpověď v Outlooku. Postup vytvoření automatické odpovědi v poštovním programu nebude obtížný a zdlouhavý, pokud bude vše provedeno správně a podle pokynů.
Chcete-li tedy nastavit automatickou odpověď v aplikaci Outlook, musíte provést následující:
- Otevřete Outlook.
- Najděte a klikněte na tlačítko "Napsat zprávu".
- Zadejte text zprávy pro automatickou odpověď. Je důležité si uvědomit, že toto je text, který bude odeslán odesílateli.
- Najděte a klikněte na tlačítko "Soubor".
- V možnostech „Soubor“najděte a klikněte na „Uložit jako“. Musíte vybrat formát "Šablona aplikace Outlook" a uložit zprávu.
Vytvoření šablony je pouze prvním krokem, který vám pomůže pochopit, jak nastavit automatickou odpověď v aplikaci Outlook, a usnadnit používání e-mailového programu.
Základní kroky pro nastavení automatické odpovědi
Nastavení automatické odpovědi zahrnuje následující základní kroky:
- Musíte najít záložku „Pravidla“v horním panelu programu.
- Poté vyberte „Ovládánípravidla a upozornění“, kde musíte vybrat možnost „Nový“.
- V okně, které se otevře, vyberte „Použít pravidla na zprávy, které obdržím“.
- Po provedení volby klikněte na tlačítko "Další".
- Zobrazí se okno "Průvodce pravidlem", kde nemusíte nic vybírat. Poté stačí kliknout na tlačítko „Další“a odpovědět „Ano“.
- V dalším okně, které se objeví, musíte zaškrtnout volbu „Označit pomocí zadané šablony“. V okně níže musíte kliknout na "Specifikovaná šablona".
- Poté se zobrazí okno "Složky", kde byste měli vybrat "Šablony v systému souborů".
- Po zobrazení okna „Automatická odpověď“na něj musíte kliknout a otevřít je.
- V „Průvodci pravidly“, který se otevře, vyberte „Další“.
- V posledním okně musíte před nastavením automatické odpovědi v aplikaci Outlook kliknout na tlačítko „Dokončit“.
Nastavení automatické odpovědi bylo úspěšně dokončeno. Nyní budou zprávy vložené do šablony odesílány na libovolnou adresu. Důležité vědět: Aby automatická odpověď fungovala stabilně a efektivně, měli byste svému osobnímu počítači poskytnout nepřetržitý internet.
Na závěr
V závislosti na vytvořené šabloně a provedených akcích bude tedy v Outlooku použita automatická odpověď na všechny příchozí e-maily. Měli byste však vzít v úvahu skutečnost, že průvodce pravidly umožňuje odeslat automatickou odpověď adresátovi pouze jednou.
Relace začíná po prvním spuštění poštovního programu a končí, když jej ukončíte. Zatímco programfunguje, nepřijde opakovaná odpověď adresátovi, který stihl odeslat určitý počet zpráv. Během relace program vytváří konkrétní seznam uživatelů, kterým byla zaslána automatická odpověď. Takové akce vám umožní vyhnout se opětovnému odeslání zprávy. Pokud však program restartujete, seznam se odstraní. Vzhledem k základním krokům pro nastavení a vytváření šablon by tedy měly zmizet všechny pochybnosti o tom, jak nastavit automatickou odpověď v aplikaci Outlook.
